Privacybeleid
Laatst bijgewerkt:
Hoe Gratavo persoonsgegevens verwerkt, in begrijpelijke taal.
Gratavo is een SaaS-platform voor Nederlandse service-MKB. We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren, en we delen niets met derden voor marketing. Dit document legt uit wat we verzamelen, waarom, en welke rechten je hebt onder de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).
1. Wie is verantwoordelijk?
Gratavo (handelsnaam van Erenay Aykilic, eenmanszaak), gevestigd te Bazillehof 24, 1628XD Hoorn, ingeschreven bij KvK onder nummer 93102240, BTW NL004997706B07.
Voor privacy-vragen kun je terecht bij privacy@gratavo.nl. We zijn geen aangewezen Functionaris Gegevensbescherming (FG) verplicht en hebben die niet aangesteld.
2. Welke gegevens verwerken we?
2.1 Voor jou als tenant (ondernemer)
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht)
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK, BTW-nummer, adres, telefoon, IBAN
- Inhoud die je in het platform maakt: aanbod, offertes, facturen, klanten
- Gebruiks-data: login-tijdstippen, IP-adres (geanonymiseerd na 90 dagen), browser-fingerprint
- Betalingsgegevens: alleen abonnement-status (Mollie verwerkt de daadwerkelijke transactie)
2.2 Voor klanten van tenants
Tenants gebruiken Gratavo om hun eigen klanten te beheren. Wij verwerken die klantgegevens (naam, e-mail, telefoon, eventcontext) alleen namens de tenant — de tenant is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Tussen ons en de tenant geldt een Verwerkersovereenkomst (DPA).
2.3 Voor bezoekers van gratavo.nl
- IP-adres (geanonymiseerd) en bezochte pagina via Plausible Analytics — cookieless
- Bij contactformulier-submit: naam, e-mail, bericht
- Bij signup: zie 2.1
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
| Doel | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|
| Service leveren (account, dashboard, offertes/facturen) | Uitvoering overeenkomst |
| Betalingen verwerken via Mollie | Uitvoering overeenkomst |
| Bevoegde authenticatie + fraude-preventie | Gerechtvaardigd belang |
| Klant-support via support@gratavo.nl | Uitvoering overeenkomst |
| Service-emails (welcome, password-reset, trial-einde) | Uitvoering overeenkomst |
| Marketing-emails over Gratavo-features | Toestemming (opt-in, opt-out altijd mogelijk) |
| Anonimieme website-analyses via Plausible | Gerechtvaardigd belang |
| Fiscale bewaarplicht facturen (7 jaar) | Wettelijke verplichting |
4. Hoe lang bewaren we de data?
| Datatype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account-data (tenant) | Tot opzegging + 30 dagen grace-period, daarna geanonimiseerd |
| Tenant-klant-data | Door tenant bepaald (DPA), default 30d na opzegging |
| Facturen + boekhoud-data | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht Belastingdienst) |
| Inlog-history + IP-adressen | 90 dagen, daarna geanonimiseerd |
| Marketing-list e-mailadres | Tot opt-out |
| Plausible-analytics | 24 maanden geaggregeerd |
| Cloudflare-logs (rate-limit, Turnstile) | 7 dagen |
5. Met wie delen we gegevens?
We delen geen data met derden voor marketing-doeleinden. Voor het leveren van de dienst maken we gebruik van een aantal sub-processors:
| Sub-processor | Doel | Regio |
|---|---|---|
| Supabase (Database + Auth + Storage) | Data-opslag en authenticatie | EU (Frankfurt of Ireland) |
| Resend | Transactionele e-mail (verzending) | EU |
| Cloudflare | Email-routing, Turnstile, CDN, Worker | Global (incl. EU) |
| Mollie | Betalingen verwerken | EU (Nederland) |
| Upstash | Rate-limit Redis | EU (Frankfurt) |
| Netlify | App-hosting | Global (incl. EU) |
| Anthropic | AI-features (Claude AI) | US (SCCs per Anthropic DPA) |
De volledige sub-processor-lijst + AVG-conformiteit van elk zijn opgenomen in onze Verwerkersovereenkomst.
6. Internationaal data-transfer
De meeste data blijft in de EU. Voor sub-processors buiten de EU (Anthropic in de VS, Cloudflare wereldwijd, Netlify wereldwijd) hanteren we Standard Contractual Clauses (SCCs) volgens de Europese Commissie als rechtsbasis voor data-transfer.
7. Jouw rechten onder de AVG
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Inzage (art. 15) — opvragen welke data we van je hebben
- Correctie (art. 16) — laten corrigeren als data onjuist is
- Verwijdering (art. 17) — laten verwijderen (“recht op vergetelheid”)
- Beperking (art. 18) — verzoeken om verwerking te beperken
- Dataportabiliteit (art. 20) — data ontvangen in machine-leesbaar formaat
- Bezwaar (art. 21) — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Intrekken toestemming — eerder gegeven toestemming altijd intrekbaar
Voor tenants: ga naar /admin/profiel en gebruik de knoppen “Data exporteren” (Art. 20) of “Account verwijderen” (Art. 17). Voor andere verzoeken of voor bezoekers van gratavo.nl: mail privacy@gratavo.nl. We reageren binnen 30 dagen.
8. Beveiliging
We nemen technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen:
- HTTPS afgedwongen (HSTS) op alle endpoints
- Row Level Security op tenant-tabellen (multi-tenant isolatie)
- 2FA beschikbaar voor admin-accounts
- Wachtwoorden gehasht met industry-standard algoritme (bcrypt/argon2 via Supabase Auth)
- Anti-spam via Cloudflare Turnstile + rate-limiting
- Daily backups (Supabase Pro), 7 dagen retentie
- Sentry voor error-monitoring (zonder PII-leakage)
- Datalek-meldplan: melding aan Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur
9. Cookies
We gebruiken alleen functioneel-noodzakelijke cookies (sessie, tenant-identifier). Voor analytics gebruiken we Plausible — cookieless. Zie ons separate Cookiebeleid.
10. Klacht indienen
Als je vindt dat we niet juist met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact op via privacy@gratavo.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder:
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
autoriteitpersoonsgegevens.nl
11. Berichten via WhatsApp en social-messaging (Meta)
Tenants kunnen via Gratavo klantgesprekken voeren via WhatsApp en andere social-messaging-kanalen die door Meta Platforms worden aangeboden. In dat geval verwerkt Gratavo de volgende gegevens namens de tenant (zie sectie 2.2 voor de verhouding verwerkingsverantwoordelijke / verwerker):
- Berichtinhoud — de tekst van inkomende en uitgaande berichten
- Telefoonnummer en profielnaam — het WhatsApp-telefoonnummer en de weergavenaam van de klant, zoals verstrekt door de Meta Cloud API
- Media-bijlagen — afbeeldingen, documenten of andere bestanden die via het kanaal worden uitgewisseld
- Kanaalmetadata — tijdstempel, berichtrichting (inkomend/uitgaand) en berichtstatus (afgeleverd, gelezen)
11.1 Doel
Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor klantcommunicatie namens het aangesloten bedrijf (de tenant). Gratavo verzendt geen marketing- of reclameberichten via WhatsApp zonder dat de klant daar zelf het gesprek voor heeft geïnitieerd of daarvoor expliciete toestemming heeft gegeven. Berichten worden alleen verstuurd binnen het 24-uurs servicevenster dat Meta vereist, of via door Meta goedgekeurde berichtsjablonen buiten dat venster.
11.2 Opslag en beveiliging
Berichtinhoud en media-bijlagen worden opgeslagen in de EU (Supabase, regio Frankfurt of Ireland — zie sectie 5). Media-bijlagen worden bewaard in privéopslag met toegangsbeveiliging: bestanden zijn niet direct publiek toegankelijk en worden alleen via een getekende, tijdgebonden URL beschikbaar gesteld aan geautoriseerde gebruikers (de medewerkers van de tenant). Berichten volgen dezelfde bewaartermijn als het bijbehorende klantdossier (zie sectie 4); de geautomatiseerde anonimiseringscron die elders in dit beleid wordt beschreven, is ook van toepassing op messaging-inhoud.
11.3 Meta als onafhankelijke verwerker
De berichttransport verloopt via de Meta Cloud API (WhatsApp Business Platform). Meta Platforms Ireland Ltd. is daarvoor een onafhankelijke verwerker die onder haar eigen privacybeleid en gebruiksvoorwaarden opereert. Gratavo heeft geen zeggenschap over hoe Meta berichten verwerkt tijdens het transport. Het privacybeleid van Meta is te raadplegen via facebook.com/privacy/policy.
11.4 Jouw rechten
Als klant van een bij Gratavo aangesloten bedrijf kun je verwijdering van je berichten en contactgegevens aanvragen via de data-verwijderingspagina. De tenant (het aangesloten bedrijf) is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die zij via Gratavo beheren; richt je AVG-verzoek bij voorkeur ook rechtstreeks tot het betreffende bedrijf.
12. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid wijzigen. Tenants worden ten minste 30 dagen vooraf per e-mail geïnformeerd bij wezenlijke wijzigingen. De “laatst bijgewerkt”-datum bovenaan deze pagina geeft altijd de huidige versie aan.