Data-verwijdering
Laatst bijgewerkt:
Hoe je verwijdering van je persoonsgegevens aanvraagt bij Gratavo.
Gratavo respecteert jouw recht op verwijdering van persoonsgegevens (AVG artikel 17 — “recht op vergetelheid”). Op deze pagina lees je hoe je een verwijderingsverzoek indient, wat er verwijderd wordt, binnen welke termijn, en wat wettelijk bewaard moet blijven.
Deze pagina is ook de officiële Data Deletion Instructions URL die Gratavo aanhoudt als Tech Provider richting Meta Platforms voor WhatsApp Business- en social-messaging-integraties.
1. Hoe dien je een verwijderingsverzoek in?
Stuur een e-mail naar privacy@gratavo.nl met de volgende informatie:
- Je naam en, indien van toepassing, je bedrijfsnaam
- Het e-mailadres en/of telefoonnummer waaronder je bij ons (of bij een via Gratavo aangesloten bedrijf) bekend bent
- Welke gegevens je wilt laten verwijderen (volledig account, specifiek gesprek, of specifieke berichten)
- Of het verzoek betrekking heeft op gegevens die via WhatsApp of een ander messaging-kanaal zijn verwerkt
Je kunt ook direct vanuit het admin-dashboard je account verwijderen via /admin/profiel → “Account verwijderen”. Dit verwijdert je account, je bedrijfsgegevens en alle klantdossiers automatisch (met inachtneming van de wettelijke bewaarplicht voor facturen — zie sectie 3).
2. Wat wordt er verwijderd?
Na een bevestigd verwijderingsverzoek verwijderen of anonimiseren we de volgende categorieën gegevens:
| Categorie | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Accountgegevens (naam, e-mail, wachtwoord) | Verwijderd |
| Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KvK, IBAN) | Verwijderd |
| Klantgesprekken (inbox) | Verwijderd, inclusief berichtinhoud en metadata |
| WhatsApp- en social-messaging-berichten | Verwijderd, inclusief berichtinhoud, telefoonnummer en profielnaam van de klant |
| Media-bijlagen (foto's, documenten) uit messaging-gesprekken | Verwijderd uit privéopslag |
| Contactgegevens van eindklanten | Geanonimiseerd of verwijderd |
| Offertes en voorstellen (zonder fiscale status) | Verwijderd |
| Aanbod-catalogus (producten/diensten) | Verwijderd |
| Login-history en IP-adressen | Geanonimiseerd (al na 90 dagen automatisch) |
3. Wat wordt wettelijk bewaard?
Sommige gegevens mogen wij op grond van een wettelijke verplichting niet (volledig) verwijderen, ongeacht een verwijderingsverzoek:
- Facturen en boekhoudkundige documenten — Nederland verplicht een bewaartermijn van 7 jaar (Belastingdienst, art. 52 AWR). Dit geldt ook voor facturen die zijn opgemaakt voor klanten die via een WhatsApp-gesprek zijn binnengekomen. De inhoud van het gesprek zelf wordt verwijderd; de factuur blijft bewaard.
- Afmeldlijst (opt-out / bezwaar) — als je bezwaar hebt gemaakt tegen marketingberichten of outreach, bewaren we je e-mailadres op onze afmeldlijst zodat we je niet opnieuw benaderen. Dit is in jouw belang.
Bovenstaande geldt ook voor gegevens die oorspronkelijk via Meta-kanalen (WhatsApp, Instagram) zijn ontvangen: de berichtinhoud en persoonsgegevens worden verwijderd, fiscale documenten die uit dat contact voortvloeien worden conform de bewaarplicht bewaard.
4. Doorlooptijd
We bevestigen ontvangst van je verzoek binnen 5 werkdagen en voeren de verwijdering uit binnen 30 dagen na bevestiging van je identiteit. Bij twijfel over identiteit of reikwijdte nemen we contact met je op voordat we overgaan tot verwijdering.
5. Gegevens via Meta-kanalen (WhatsApp, Instagram)
Als je via WhatsApp of een ander Meta-kanaal contact hebt gehad met een bij Gratavo aangesloten bedrijf, dan zijn je berichten en persoonsgegevens opgeslagen op onze EU-servers (zie sectie 12 van ons privacybeleid). Je kunt verwijdering aanvragen via het verzoekproces in sectie 1 hierboven.
Let op: het aangesloten bedrijf (de tenant) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gesprekken die zij via Gratavo voeren. Je kunt je verwijderingsverzoek ook rechtstreeks tot dat bedrijf richten. Onze verwerkersovereenkomst regelt de verhouding tussen Gratavo en de aangesloten bedrijven.
Voor de berichttransport via Meta geldt bovendien het privacybeleid van Meta Platforms. Gratavo heeft geen invloed op de berichtenopslag aan de kant van Meta.
6. Contact en klacht
Vragen over dit beleid of over een lopend verwijderingsverzoek? Mail privacy@gratavo.nl.
Als je vindt dat we je verzoek niet correct hebben afgehandeld, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): autoriteitpersoonsgegevens.nl.