Verwerkersovereenkomst (DPA)

Partijen

Deze Verwerkersovereenkomst (hierna: “DPA”) is gesloten tussen:

• Gratavo (Verwerker) — eenmanszaak van Erenay Aykilic, KvK 93102240, Bazillehof 24, 1628XD Hoorn; en
• Tenant (Verwerkingsverantwoordelijke) — de natuurlijke of rechtspersoon die een Gratavo-abonnement afsluit.

1. Onderwerp en duur

Tenant gebruikt Gratavo om persoonsgegevens van haar eigen klanten te verwerken (offertes, facturen, communicatie). Voor die data is Tenant verwerkingsverantwoordelijke en Gratavo verwerker.

Deze DPA geldt voor de duur van het Gratavo-abonnement, en de relevante bepalingen (geheimhouding, return-of-data, bewaartermijnen) blijven gelden na beëindiging tot alle verplichtingen zijn voldaan.

2. Aard en doel van de verwerking

Gratavo verwerkt namens Tenant de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Klantgegevens: naam, e-mail, telefoon, adres
• Eventgegevens: datum, locatie, gewenste service
• Communicatie: e-mailberichten, offertes, facturen
• Betalingsgegevens: status (niet IBAN of card-nummer — die staan bij Mollie)

Doel: het leveren van offerte-, factuur-, agenda- en klantcontact-functionaliteit die Tenant aanbiedt aan haar klanten.

3. Instructies van Tenant

Gratavo verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Tenant, zoals impliciet vervat in de overeengekomen functionaliteit van het Platform. Gratavo informeert Tenant onmiddellijk als een instructie naar haar mening een AVG-bepaling schendt.

4. Vertrouwelijkheid

Gratavo waarborgt dat personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zich hebben verbonden tot vertrouwelijkheid, hetzij door wettelijke verplichting, hetzij contractueel.

5. Beveiliging

Gratavo treft passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG):

• Pseudonimisering en versleuteling waar relevant (TLS in transit, AES at rest via Supabase)
• Row Level Security voor multi-tenant isolatie
• 2FA voor admin-accounts beschikbaar (verplicht voor Gratavo-personeel)
• Backups dagelijks, 7 dagen retentie, geverifieerde restore-procedure
• Anti-spam via Cloudflare Turnstile + rate-limiting
• Security headers (HSTS, CSP, X-Content-Type-Options, etc.) op alle endpoints
• Audit-logging van gevoelige acties (login, impersonation, data-export, delete)

6. Sub-processors

Tenant geeft algemene toestemming voor de inschakeling van onderstaande sub-processors. Gratavo informeert Tenant ten minste 30 dagen vooraf bij toevoeging/wijziging, waarbij Tenant bezwaar kan maken (in welk geval beide partijen redelijke oplossing zoeken; bij gebrek aan oplossing kan Tenant opzeggen zonder boete).

7. Datalek-procedure

Bij een datalek (incident waarbij persoonsgegevens onbedoeld toegankelijk zijn geworden):

• Gratavo informeert Tenant binnen 24 uur na ontdekking per e-mail naar het bij Gratavo bekende contact-adres
• Gratavo verstrekt aard van het datalek, betrokken categorieën, geschatte omvang, genomen maatregelen, en contact-info
• Tenant beslist of melding aan Autoriteit Persoonsgegevens nodig is binnen 72u (art. 33 AVG) — Gratavo ondersteunt actief
• Indien betrokkenen geïnformeerd moeten worden, ondersteunt Gratavo Tenant daarbij

8. Audit-rechten

Tenant heeft het recht om jaarlijks (of vaker bij gegrond vermoeden van schending) de naleving van deze DPA te (laten) verifiëren door:

• Inzage in Gratavo's security- en privacy-documentatie op verzoek
• Een onafhankelijke audit op kosten van Tenant, met redelijke notice (30 dagen) en zonder bedrijfsactiviteit te verstoren
• Inzage in beschikbare ISO-/SOC2-certificeringen van sub-processors (waar van toepassing)

9. Rechten van betrokkenen

Indien een klant van Tenant een AVG-recht uitoefent (Art. 15-22), assisteert Gratavo door:

• Export-functionaliteit in /admin/klanten: op de detailpagina van iedere klant downloadt Tenant via de knop “Exporteer klantdata” alle opgeslagen gegevens van die klant (gesprekken, berichten, offertes, facturen, betaalverzoeken) als gestructureerd JSON-bestand (Art. 15 inzage / Art. 20 dataportabiliteit)
• Verwijderverzoeken per klant: Tenant dient deze in via privacy@gratavo.nl; Gratavo voert verwijdering of anonimisering uit binnen 30 dagen — met uitzondering van factuurgegevens, die onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar vallen (Art. 17 lid 3 sub b AVG)
• Op verzoek aanvullende ondersteuning binnen 30 dagen

10. Internationale data-transfers

Voor sub-processors buiten de EU (Anthropic, Cloudflare, Netlify) hanteren we Standard Contractual Clauses (SCCs) volgens de Europese Commissie als rechtsbasis voor data-transfer (art. 46 AVG).

11. Beëindiging — return en verwijdering van data

Bij beëindiging van het Gratavo-abonnement:

• Tenant kan binnen 30 dagen na opzegging een data-export downloaden via /admin/profiel (ZIP met JSON + PDF)
• Na 30 dagen worden PII-velden in tenant-data geanonimiseerd
• Facturen en boekhoud-gerelateerde data worden 7 jaar bewaard (wettelijke fiscale bewaarplicht — gaat boven AVG-verwijdering)
• Tenant kan direct na opzegging verzoeken om onmiddellijke hard-delete via “Verwijder mijn data nu” — uitgezonderd de fiscale plicht
• Sub-processors verwijderen tenant-data conform hun eigen DPA-termijnen (zie hun documentatie)

12. Aansprakelijkheid bij datalek

Aansprakelijkheid van Gratavo voor schade voortvloeiend uit een schending van deze DPA volgt de aansprakelijkheidsbeperking in art. 7 van de Algemene Voorwaarden, behoudens wettelijk niet uit te sluiten aansprakelijkheid en behoudens boetes opgelegd door de Autoriteit Persoonsgegevens — die blijven dragen bij de partij aan wie de boete is opgelegd, tenzij grove schuld van de andere partij wordt aangetoond.

13. Wijzigingen

Gratavo kan deze DPA wijzigen met een opzegtermijn van 60 dagen, te communiceren per e-mail. Bij wezenlijke wijzigingen heeft Tenant het recht om binnen die termijn het abonnement op te zeggen zonder boete.